Onboarding – Definition, Strategie & Maßnahmen

Onboarding - Welcome on board
  • Inhaltsverzeichnis

    1. Definition Onboarding
    2. Ziele des Onboardings
    3. Phasen des Onboardings
      • Preboarding
      • Die Orientierungsphase des Onboardings
      • Die Integrationsphase des Onboardings
    1. Konzepte & Maßnahmen des Onboardings
    2. Onboarding Beispiele – Google
    3. Interkulturelles Onboarding
    4. Kosten Onboarding
    5. Onboarding vs. Offboarding
    6. Checkliste Onboarding

Erinnern Sie sich noch an den ersten Tag in der Schule, der Uni oder des ersten Jobs? Das war ziemlich aufregend. Neue Gesichter. Neue Eindrücke. Neue Abläufe. Ein neuer Lebensabschnitt beginnt. Wie lief er ab? Der erste Tag. Hoffentlich verlief alles positiv und zu Ihren Gunsten. Hat es auch mal nicht so funktioniert, wie Sie es sich gewünscht hätten? Was hätte Ihre Nervosität lindern können?

Genau hier setzt das Onboarding in Unternehmen an. Es dient dazu, dass sich „Neulinge“ willkommen fühlen und sich möglichst schnell in ein Unternehmen integrieren können.

Ziele des Onboardings

In den meisten Fällen fließen 80% des Budgets in das Recruitment geeigneter Mitarbeiter. Je höher das Budget, desto schneller lassen sie die passenden Kandidaten finden. Per se keine schlechte Strategie.

Unser Tipp: Versuchen sie Ihr Budget gleichermaßen auf das Recruitment-Triangle  aufzuteilen (1/3 Recruitment, 1/3 Onboarding, 1/3 Employer Branding).

Der Traumkandidat ist gefunden und ein Arbeitsvertrag wurde unterschrieben. An dieser Stelle beginnt gutes Onboarding.

Die Wochen vergehen und der erste Arbeitstag naht. Bevor es losgeht, hätte die neue Mitarbeiterin noch ein paar Fragen -leider ist der Personalverantwortliche nicht zu erreichen. Auf einen Rückruf wartet sie vergeblich. Ein erstes ungutes Gefühl breitet sich aus.

Onboarding Ziele

Kommt Ihnen bekannt vor? Uns auch. Was sich ziemlich überspitzt liest, ist selbst in großen Konzernen an der Tagesordnung. Im schlimmsten Fall kündigen die neuen Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit und der Prozess beginnt von vorne. Die Arbeit bleibt liegen. Die restlichen Kollegen sind überlastet. So schnell ist kein neuer Mitarbeiter in Sicht. Ein Teufelskreis entsteht. Ganz abgesehen von den entstandenen Kosten.

Haben Sie schon einmal von unserem Recruitment-Triangle gehört? Dieses Beispiel veranschaulicht einmal mehr, wie wichtig das Zusammenspiel von Recruitment und Onboarding ist. Es nützt das beste Recruitment nichts, wenn es nicht durch ein strategisches Onboarding-Konzept abgerundet wird. Ziel des Recruitments und ganz besonders des Onboardings sollte es sein, nachhaltige und langfristige Matches zu generieren. Mitarbeiter sollten sich wohl und willkommen fühlen. Wozu ist das so wichtig? Dadurch erhöhen Sie drastisch die Chancen auf eine langfristige Arbeitsbeziehung. Abgesehen von einer langfristigen Arbeitsbeziehung, können Sie gleichzeitig die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigern. Also, auf was warten Sie noch?

Onboarding Phasen

„Der Onboarding-Prozess teilt sich auf in drei entscheidende Phasen“

1. Preboarding

Das Preboarding umfasst alle Aufgabenbereiche der HR-Abteilung VOR dem ersten Arbeitstag. Ziel dieser Phase ist es, sich als seriösen und zuverlässigen Arbeitgeber zu positionieren. Wie gelingt einem Unternehmen das?

Gehen sie aktiv auf ihre neuen Mitarbeiter zu. Organisation und Timing ist in allen Phasen des Onboardings der Schlüssel zum Erfolg. Je nach Größe Ihres Unternehmens, haben sie im besten Fall einen oder mehrere Onboarding-Verantwortliche zur Verfügung. Eine weitere sinnvolle Maßnahme ist es, dass Sie einen zukünftigen Kollegen als Paten bestimmen. Der neue Mitarbeiter und sein Pate sollten sich unbedingt vor Beginn des Arbeitsverhältnisses kennenlernen. Eine gute Gelegenheit wäre zum Beispiel ein schneller Kaffee in der eigenen Kantine. Auf jeden Fall können die Kontaktdaten bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrages ausgetauscht werden.

Die HR- Verantwortlichen sollten eine offenen und schnellen Kommunikationskanal mit dem neuen Mitarbeiter wählen. Weisen Sie ihren neuen Mitarbeiter darauf hin, dass Sie jederzeit für Fragen zur Verfügung stehen.

Geben Sie ihrem Mitarbeiter bereits vorab die Möglichkeit, in ihre Unternehmenskultur einzutauchen-Infobroschüren und Networking sind die perfekten Tools. Das Preboarding ist eine gute Gelegenheit den neuen Mitarbeiter auf Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen aufmerksam zu machen. Gerade die jüngere Generation legt viel Wert auf Fort- und Weiterbildungen. Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit zukünftigen Kollegen einen Einarbeitungsplan für das neue Teammitglied.

Planen Sie bereits jetzt Feedbacktermine mit dem Vorgesetzen und Personalverantwortlichen für die nächsten drei Monate ein. Informieren Sie Kollegen und Vorgesetze über den Stellenantritt des neuen Mitarbeiters.

Preboarding im Unternehmen

2. Orientierungsphase des Onboardings

Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und endet nach drei Monaten. Ziel dieser Phase ist es, den neuen Mitarbeiter mit seiner Stelle, dem Unternehmen und den neuen Kollegen vertraut zu machen. Er oder sie soll die unterschiedlichen Abläufe und Abteilungen kennen lernen – also die Orientierung im Unternehmen finden. Fangen wir ganz vorne an: der erste Arbeitstag. Wie heißt es so schön: Der erste Eindruck zählt. Ihr Onboarding-Programm sollte bereit sein. Also geben Sie alles! Wie könnte ein perfekter erster Arbeitstag aussehen?

Versetzen Sie sich in die Lage Ihres neuen Mitarbeiters: Alles ist neu und ungewohnt. Neue Kollegen, neues Büro, neue Routine, neue Abläufe. Da ist man schnell überfordert. Holen sie ihren Mitarbeiter ab und nehmen sie ihn an die Hand. Erklären Sie ihm die verschiedenen Abteilungen, Erwartungen und neuen Aufgaben. Vermeiden Sie langes Warten und überlassen sie den neuen Mitarbeiter keinesfalls sich selbst.

  1. Arbeitsbeginn: Der erste Arbeitstag sollte später beginnen, als es normal der Fall wäre. So stellen Sie sicher, dass Sie, die Kollegen und die Vorgesetzen bereits vor Ort sind.
  2. Begrüßung und kurze Vorstellungsrunde (Einzeln oder in der Gruppe).
  3. Planen Sie unbedingt ein kurzes vier Augengespräch mit dem Vorgesetzen ein.
  4. Machen Sie den neuen Mitarbeiter mit dem eigenen Arbeitsplatz und der IT vertraut (Ansprechpartner vorstellen)
  5.  Der neue Mitarbeiter sollte unbedingt mit seinen Arbeitsabläufen und der Tätigkeit vertraut gemacht werden. (Umfassende Einarbeitung- geht über den ersten Arbeitstag hinaus)
  6. Schriftliche Zusammenfassung von Abläufen, Leitlinien und Ansprechpartnern

3. Integrationsphase des Onboardings

Das Ziel dieser Phase ist es, den neuen Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen zu binden. Das gelingt nur, wenn sich der Mitarbeiter integriert fühlt. Wie kann man als Unternehmen eine solche Integration erreichen und vor allem fördern?

Die Kollegen und die Vorgesetzten spielen hierbei eine zentrale Rolle. Der „neue“ Kollege möchte dazugehören und als Teil des Teams wahrgenommen werden.- Teambuilding und Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit treiben die Integration neuer Mitarbeiter schnell voran.

Wie bereits erwähnt wurde, sind Feedbackgespräche während des gesamten Prozesses das A und O. Hier gilt die Regel: Lieber ein Gespräch zu viel, als eins zu wenig. Wichtig: Vermitteln Sie auch dem jeweiligen Vorgesetzen, dass es unumgänglich ist sich dafür die Zeit zu nehmen. Übertragen Sie Verantwortung und vermitteln Sie ihr Wissen. Lassen Sie ihren neuen Mitarbeiter an der Strategie und den Unternehmensziele teilhaben.

Konzepte & Maßnahmen des Onboardings

Kommen wir an dieser Stelle zurück zu unserem worst case szenario. Was hätte man als Unternehmen besser machen können? Was sind gute Maßnahmen und Konzepte, um einen Onboarding-Prozess zu unterstützen?

  • Nehmen Sie den Onboarding-Prozess ernst
  • Gestalten Sie den Onboarding-Prozess so persönlich wie nur möglich
  • Wertschätzung und Anerkennung sind die Kernelemente des Onboardings
  • Feedback, Feedback, Feedback
  • Communication is key- Seien sie präsent

Sie haben schon jetzt einen groben Leitfaden für Ihr ganz persönliches Onboardig-Konzept. Allerdings ist Onboarding eine individuelle Angelegenheit. Verpassen Sie Ihrem Onboarding also unbedingt Ihre eigene Note.

Onboarding Beispiel: Google

Haben Sie schon einmal von einem Noggler gehört? Nein!? So nennt Google seine neuen Mitarbeiter. Auf deutsch: Neue Googler. Klingt ziemlich großartig, oder? Wer wäre nicht gerne ein Noogler. Google ist schon seit langem Vorreiter, wenn es um das Thema Onboarding geht.

Bei Google beginnt das Onboarding eines neuen Mitarbeiters bereits am Sonntagabend. Die Kollegen und Führungskräfte bekommen eine Erinnerungsemail geschickt, dass morgen ein Noogler startet. Das Kennenlernen und die ersten Feedbackgespräche sind bereits jetzt fester Bestandteil in allen Kalendern. Führungskräfte werden von Google dazu angeregt, sich zu fünf Themen bereits im Vorfeld Gedanken zu machen:

  • Was sind die Verantwortlichkeiten und die Rolle des Nooglers?
  • Wer wäre ein geeigneter Mentor oder Pate?
  • In welchem Rahmen kann man dem Noogler sein neues Team vorstellen?
  • Die ersten sechs Monate sind entscheidend. Bereits jetzt werden die Feedbacktermine mit dem Noogler geplant. Wo könnte der Noogler Schwierigkeiten haben?
  • Wie kann man eine offene und ehrliche Kommunikation entstehen lassen?

Diese Schritte sind nicht verpflichtend. Sie dienen lediglich als Anregung bzw. Leitfaden. Versetzen Sie sich an dieser Stelle auch in Ihre Vorgesetzen hinein. Der Terminkalender ist voll und Zeit ist oftmals Mangelware. Das Onboarding ohne geeignete Hilfestellung kann für Führungskräfte schnell zur Last werden.

Der Erfolg gibt Google recht! Dank seiner innovativen Onboarding-Strategie ist es Google erwiesener Maßen gelungen, dass Nooglers 25% schneller ihre vollständige Produktivität entfalten können.

Onboarding Beispiele

Unser Tipp: Unterstützen Sie während des Onboarding-Prozesses auch Ihre Vorgesetzten.

Interkulturelles Onboarding

Ob große, kleine oder mittelständische Unternehmen eins haben sie alle gemeinsam: Sie sind international. Die interkulturelle Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens ist nichts Neues. Viele Personalabteilungen arbeiten mit entsprechenden Tools, um eine harmonische Zusammenarbeit garantieren zu können. Wann aber kommt interkulturelles Onboarding zum Tragen?

  • Ihr Unternehmen hat einen Standort im Ausland eröffnet und sie sind auf der Suche nach passenden Mitarbeitern.
  • Ihr Unternehmen will Arbeitskräfte aus dem Ausland rekrutieren: z.B. für eine schwer zu besetzende Position.
Interkulturelles Onboarding

Interkulturelles Onboarding beginnt mit dem Beheben von Sprachbarrieren. Grundsätzlich gilt, dass Ihre HR- Verantwortlichen für interkulturelles Onboarding mindestens fließend englisch sprechen sollten. Im besten Fall sollten sie die Landessprache der neuen Mitarbeiter sprechen. Lassen sie uns den Prozess anhand eines Beispiels für gelungenes, interkulturelles Onboarding veranschaulichen.

Ein klassischer Mittelständler aus dem Münchner Süden ist auf der Suche nach Maschinen- und Anlagenführern. Leider gibt es enorme Engpässe die Stellen innerhalb des Landkreises zu besetzen. Das Unternehmen entschließt sich dazu geeignete Kandidaten aus dem europäischen Ausland zu rekrutieren. Gesagt, getan. Neue Mitarbeiter konnten erfolgreich rekrutiert werden und die ersten Arbeitsverträge sind unterschrieben. Wie geht es jetzt weiter? Der Onboarding-Prozess verläuft natürlich genauso weiter, wie er bisher beschrieben wurde. Allerdings mit kleinen, aber feinen Add-Ons.

Interkulturelles Preboarding

  • Bieten Sie Deutschkurse an (Vor Ort oder als Webinar)
  • Unterstützen Sie ihre neuen Mitarbeiter bei dem Umzug nach Deutschland (Wohnungssuche, Schulen, Freizeitaktivitäten etc.)
  • Stellen Sie Informationsmappen zusammen (Anmeldung bzw. Ummeldung, Gesundheitssystem, Sozialversicherung, Rentensystem etc.)
  • Bestimmen Sie einen Paten (Im Idealfall einen Landsmann)

Interkulturelles Onboarding – der erste Arbeitstag

Gehen Sie auf ihren neuen Mitarbeiter zu. Was könnten kulturelle Unterschiede sein? Gibt es Konfliktpotenzial? Planen sie vorausschauend. Nutzen Sie die Synergieeffekte multikultureller Zusammenarbeit. Wie gelingt einem Unternehmen das?

  • Lernen sie die jeweiligen Sitten. Gebräuche, Gefühle und Befindlichkeiten kennen
  • Vermitteln Sie Ihrem Gegenüber die eigene Kultur
  • Wo gibt es Gemeinsamkeiten? Was sind große Unterschiede? Wie kann man mit diesen umgehen? Erarbeiten Sie gemeinsam Konzepte und Lösungsansätze

Unser Tipp: Seien Sie großzügig mit Ihren neuen Mitarbeitern und sich selbst – dies gilt vor allem in den ersten Tagen und Wochen.

Interkulturelles Onboarding ist unumgänglich. Wieso? An was denken Sie bei dem Wort Ja? Das kann eigentlich nicht missverstanden werden, oder? Leider doch, und zwar gar nicht so selten. Ein “Ja” bedeutet nicht immer ein Ja im westlichen Sinne. Was kann es noch bedeuten? Ein „Ja“ kann auch heißen:

  • Ich habe es gehört
  • Ich habe es verstanden

Erst ein häufiges Nachfragen kann bedeuten:

  • Ich habe es gehört, verstanden und ich werde mich darum kümmern

In unseren westlichen Kulturkreisen geht man davon aus, dass „Ja“ alle drei Bereiche beinhalten. In Indien zum Beispiel wird der Kopf geschüttelt für ein Ja. Als Europäer ziemlich irreführend. Sie sehen, dass Missverständnisse im interkulturellen Onboarding an der Tagesordnung sind.

Kosten Onboarding

Onboarding klingt aufwendig und kostenintensiv. Ist es aber nicht! Unabhängig von seiner Größe, sollte jedes Unternehmen eine eigene Onboarding-Strategie entwickeln. In den meisten Fällen ist das ein einmaliger Aufwand. Gerne helfen wir Ihnen dabei. Kontakt.

Jedes Unternehmen sollte zusätzlich einen Onboarding-Verantwortlichen bestimmen. Das kann eine eigene Stelle sein oder in eine bereits existierende Stelle integriert werden. Wie oft rekrutiert Ihr Unternehmen neue Mitarbeiter? Wie groß ist Ihr Unternehmen? Anhand dieser Faktoren können Sie entscheiden, ob es einen oder mehrere Onboarding-Verantwortliche bedarf.

Unser Tipp: In einigen Unternehmen gibt es immer wieder Onboarding-Peaks. Bleiben sie flexibel und agil.

Kosten Onboarding

Onboarding vs. Offboarding

Das Gegenteil des Onboardings ist der Offboarding-Prozess. Ein Vorgang, der den Ausstieg von Mitarbeitern vereinfachen soll. Der Offboarding-Prozess verlangt eine genaue Struktur und Vorgehensweise. Ziel des Offboarding ist es, dass der Austritt eines Mitarbeiters möglichst reibungslos verläuft und keine „Lücke im eigenen System“ entsteht.

Mit jedem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, geht ein Angestellter mit entsprechendem Fachwissen und einer bestimmten Position im Firmennetzwerk. Offboarding versucht also zu vermeiden, dass Arbeitsprozesse durcheinander geraten. Ein weiteres Ziel des Offboardings ist es, die eigene Arbeitgebermarke zu stärken und das Unternehmensimage zu schützen.

Onboarding Checkliste

Checkliste zum Thema Onboarding

Hier finden Sie unsere übersichtliche Checkliste (PDF) rund um den erfolgreichen Onboarding-Prozess.

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